5 ขั้นตอนของ Event Design Thinking แนวคิดออกแบบงานให้น่าจดจำ

5 ขั้นตอนของ Event Design Thinking สู่งานอีเวนต์ที่น่าจดจำ

งานอีเวนต์ คือเวทีสำคัญที่ธุรกิจสามารถปล่อยพลังความคิดสร้างสรรค์ เชื่อมต่อกับผู้บริโภค และสร้างความทรงจำที่ตราตรึงได้อย่างแท้จริง แต่คำถามคือ จะออกแบบงานอีเวนต์อย่างไรให้น่าจดจำ ? หนึ่งในแนวคิดที่องค์กรชั้นนำและเอเจนซีระดับโลกเลือกใช้ คือ “Event Design Thinking” หรือ กระบวนการคิดเชิงออกแบบที่ยึด “ผู้เข้าร่วมงาน” เป็นศูนย์กลาง เพื่อให้เกิดประสบการณ์ที่ออกแบบมาแล้วอย่างรอบด้าน ทั้งด้านอารมณ์ ประสาทสัมผัส และเป้าหมายทางธุรกิจ

Event Design Thinking คืออะไร ?

Event Design Thinking คือ กระบวนการคิดและวางแผนออกแบบงานอีเวนต์ที่เริ่มต้นจากการเข้าใจความต้องการของผู้ร่วมงานเป็นหลัก ก่อนจะนำไปสู่การกำหนดโจทย์ วางแนวคิด และสร้างต้นแบบของงาน โดยมีเป้าหมายเพื่อออกแบบประสบการณ์ในงานอีเวนต์ที่โดดเด่น แตกต่าง และน่าจดจำ โดยเฉพาะในบริบทของการจัดอีเวนต์สำหรับภาครัฐ ธุรกิจ SME หรือองค์กรต่าง ๆ ที่ต้องแข่งขันกันสร้างประสบการณ์ที่ตอบโจทย์และจูงใจผู้เข้าร่วมงานได้อย่างแท้จริง

5 ขั้นตอนของ Event Design Thinking มีอะไรบ้าง ?

เพื่อออกแบบประสบการณ์ในงานอีเวนต์ให้สอดคล้องกับความต้องการของผู้เข้าร่วมงานอย่างลึกซึ้ง ขั้นตอนของ Event Design Thinking จึงประกอบไปด้วย 5 สเตปหลัก ดังนี้

1. Empathize เข้าใจผู้ร่วมงานอย่างลึกซึ้ง

การเริ่มต้นด้วย Empathy คือ การเปิดมุมมองของผู้จัดงานให้เข้าไป “ฟัง” และ “เข้าใจ” ผู้ร่วมงาน ไม่ใช่เพียงข้อมูลประชากร (Demographic) แต่รวมถึงพฤติกรรม ความคาดหวัง อารมณ์ และ Pain Point ที่อาจเกิดขึ้นในบริบทของงาน

ตัวอย่างเช่น หากเป็นงานสัมมนาของหน่วยงานรัฐ การเข้าใจว่าเจ้าหน้าที่ภาครัฐต้องการข้อมูลเชิงลึกจากวิทยากร และไม่ต้องการเสียเวลาไปกับกิจกรรมที่ไม่เกี่ยวข้อง จะช่วยให้ทีมสามารถออกแบบกิจกรรมที่มีประโยชน์ ตรงเป้าหมาย และไม่สิ้นเปลืองงบประมาณ

2. Define กำหนดโจทย์และความท้าทาย

เมื่อเข้าใจความต้องการของผู้ร่วมงงานแล้ว ขั้นตอนต่อไป คือ การสกัด “แก่นปัญหา” ออกมาให้ชัดเจน เพื่อใช้เป็นแนวทางในการออกแบบกิจกรรมทั้งหมด โดยโจทย์นี้ควรมีทั้งความท้าทายและความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียผสมผสานอยู่ในที เช่น จะออกแบบกิจกรรมส่งเสริมสินค้าท้องถิ่นอย่างไร ให้คนรุ่นใหม่ในพื้นที่สนใจและแชร์ต่อผ่านโซเชียลมีเดีย ? การมีโจทย์ที่ชัดเจนจะช่วยให้ทุกฝ่ายในทีมมีทิศทางตรงกัน และหลีกเลี่ยงการทำงานที่หลุดกรอบ

3. Ideate ระดมไอเดียสร้างสรรค์

เมื่อโจทย์ชัด การระดมความคิดคือหัวใจของการคิดนอกกรอบ วิธีนี้จะช่วยให้เกิดแนวทางการออกแบบงานอีเวนต์ที่แตกต่างและน่าสนใจ โดยไม่ถูกจำกัดอยู่ในกรอบเดิม เช่น การใช้กิจกรรมแบบ Interactive หรือ Hybrid Event ที่ผสานออฟไลน์และออนไลน์เข้าด้วยกัน โดยสามารถใช้ Brainstorming หรือ Mind Mapping เพื่อหาทางเลือกใหม่ ๆ หรือใช้ดึงผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน หรือกลุ่มเป้าหมายเข้ามาร่วมเสนอแนวทาง เพื่อให้ได้ไอเดียที่ตอบโจทย์ที่สุด

4. Prototype จำลองประสบการณ์ก่อนจัดจริง

เมื่อได้ไอเดียแล้ว การทำ Prototype คือ การจำลองประสบการณ์บางส่วนก่อนนำไปใช้จริงในงาน เช่น การวาง Flow บนแผนผัง การจำลอง Interactive Booth หรือลองจัด Workshop เล็ก ๆ เพื่อทดสอบบรรยากาศและรูปแบบของกิจกรรม จะช่วยให้คุณสามารถเห็นจุดที่ควรปรับปรุง และเข้าใจว่าผู้เข้าร่วมจะรู้สึกอย่างไรเมื่อต้องเผชิญกับประสบการณ์ที่ออกแบบไว้ ซึ่งจะเป็นประโยชน์มากในการปรับปรุงก่อนวันจริง

5. Test & Refine วัดผล-ปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

ขั้นตอนสุดท้ายของการออกแบบประสบการณ์ในงานอีเวนต์ คือ การทดสอบ และการรับฟังฟีดแบ็กเพื่อปรับปรุงก่อนนำไปใช้จริง ทั้งจากทีมภายในและผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง โดยสามารถใช้แบบสอบถาม การสัมภาษณ์ หรือการวิเคราะห์การใช้งานของ Prototype มาวัดประสิทธิภาพ แนะนำให้ใช้ KPI หรือ Success เพื่อประเมินประสิทธิภาพของไอเดีย เช่น จำนวนผู้ลงทะเบียน อัตราการมีส่วนร่วม หรือ Net Promoter Score พร้อมบันทึกข้อเสนอแนะในทุกประเด็น แม้จะดูเล็กน้อย แต่ก็อาจสะท้อนปัญหาที่มองไม่เห็นได้

Case Study: เจโนไซส์กับการออกแบบงานอีเวนต์ DEmark Award ที่น่าจดจำ

หนึ่งในตัวอย่างของการนำ Event Design Thinking มาประยุกต์ใช้อย่างเต็มรูปแบบ คือการจัดงาน DEmark Award (Design Excellence Award) ซึ่งเป็นเวทีประกวดสินค้าไทย จัดโดยกรมส่งเสริมการค้าระหว่างประเทศ กระทรวงพาณิชย์ โดยมีเป้าหมายเพื่อยกระดับสินค้าไทยสู่ตลาดโลกผ่านแนวคิดนวัตกรรมและการออกแบบที่มีคุณภาพ

เจโนไซส์ ได้รับความไว้วางใจให้เป็นผู้ดำเนินการจัดงานนี้อย่างต่อเนื่อง ยาวนานถึง 8 ปี โดยทุกขั้นตอนของการออกแบบงานอีเวนต์สะท้อนหลักการของ Event Design Thinking อย่างชัดเจน ตั้งแต่การทำความเข้าใจผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง (ทั้งผู้ประกวดและคณะกรรมการ) การสร้างเครื่องมืออำนวยความสะดวก ไปจนถึงการพัฒนาเทคโนโลยีเพื่อตอบโจทย์การมีส่วนร่วม

จุดเด่นของงาน DEmark Award ที่สอดคล้องกับ Event Design Thinking

• Empathize: เข้าใจพฤติกรรมและความคาดหวังของผู้ประกวด รวมถึงการทำงานของคณะกรรมการในแต่ละรอบ
• Define: ตั้งเป้าหมายชัดเจนว่าไม่ใช่แค่จัดงานประกวด แต่ต้องเป็นเวทีที่สร้างแรงบันดาลใจและขับเคลื่อนนวัตกรรมสินค้าไทย
• Ideate: ใช้แนวคิดใหม่ ๆ เช่น การสร้างประสบการณ์ Interactive การนำเสนอข้อมูลแบบเรียลไทม์
• Prototype: ทดลองใช้เทคโนโลยี เช่น iPad ในการตัดสินผลงาน และเก็บข้อมูลการใช้งานเพื่อนำไปปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
• Refine: ปรับกระบวนการจัดงานให้มีความราบรื่นขึ้นทุกปี จนได้รับความพึงพอใจจากผู้เข้าร่วมงานและมีจำนวนผู้ประกวดเพิ่มขึ้นทุกปี โดยในปีล่าสุดมีผู้เข้าร่วมมากถึง กว่า 650 คน ซึ่งเป็นจำนวนสูงที่สุดตั้งแต่มีการจัดงานนี้มา

การดำเนินงานของเจโนไซส์ในโครงการ DEmark Award ไม่เพียงแต่แสดงให้เห็นถึงความสามารถด้านการบริหารอีเวนต์ระดับมืออาชีพ แต่ยังสะท้อนความเข้าใจลึกซึ้งในหลักการออกแบบประสบการณ์ผู้ใช้งาน ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญของ Event Design Thinking อย่างแท้จริง

ออกแบบประสบการณ์ในงานอีเวนต์ที่ใช่ ด้วย Event Design Thinking

การออกแบบงานอีเวนต์จึงไม่ใช่แค่การโชว์ แต่คือการสร้างความรู้สึกที่ตราตรึงในใจผู้คน ซึ่งการใช้แนวคิด Event Design Thinking คือหัวใจที่จะเปลี่ยนงานธรรมดาให้กลายเป็นประสบการณ์ที่มีพลัง ธุรกิจที่ต้องการจัดงานอย่างมีเป้าหมายและวัดผลได้ ต้องเริ่มจากการออกแบบอย่างมีกระบวนการ

สำหรับธุรกิจใดสนใจจัดงานที่สร้างประสบการณ์และผลลัพธ์ไปพร้อมกัน เจโนไซส์ บริษัทรับจัดงานอีเวนต์ชั้นนำในไทย พร้อมเป็นพันธมิตรของคุณในทุกก้าว ด้วยแนวคิด Event Design Thinking ที่มุ่งสร้างผลกระทบเชิงบวก ทั้งในแง่ของภาพลักษณ์แบรนด์และผลลัพธ์ทางธุรกิจ กรอกฟอร์มเพื่อติดต่อเราได้เลยวันนี้ที่หน้าเว็บไซต์