รวม 6 เทคนิคบริหารเวลา รู้ไว้ เพื่อให้ Productive กว่าเดิม !

6 เทคนิคบริหารเวลา เปลี่ยนคุณจาก Busy ให้เป็น Productive !

หลายครั้งที่คนทำงานรู้สึกว่ามีงานล้นมือ หรือแม้แต่มีเวลาเพียงพอแต่กลับไม่สามารถจัดลำดับความสำคัญของงานได้ดีพอ ทำให้ต้องเสียเวลาจัดการงานที่ไม่จำเป็นและพลาดโอกาสในการสร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ ดังนั้น การจัดการเวลา (Time Management) จึงเป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้สามารถโฟกัสกับงานที่มีคุณค่าและสร้างผลลัพธ์ที่ดีที่สุดได้

มารู้จักกับ 6 เทคนิคบริหารเวลา ที่ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้จริง หากพร้อมแล้วที่จะเปลี่ยนวิธีการทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพให้สูงขึ้นไปอีกระดับ เริ่มเลย !

เช็กเลย ! 6 เทคนิคบริหารเวลาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

1. Eisenhower Matrix จัดลำดับความสำคัญของงาน

Eisenhower Matrix เป็นวิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ได้รับการพัฒนาโดย Dwight D. Eisenhower อดีตประธานาธิบดีของสหรัฐอเมริกา โดยเทคนิคบริหารเวลานี้จะช่วยให้เห็นภาพรวมของงานทั้งหมดและจัดลำดับความสำคัญได้อย่างเหมาะสม ตอบโจทย์ผู้ประกอบการและผู้บริหารที่ต้องรับมือกับงานหลากหลายประเภทในแต่ละวัน โดยเราสามารถแบ่งงานออกเป็น 4 ประเภทตามระดับความสำคัญและความเร่งด่วน ได้แก่

• สำคัญและเร่งด่วน (Q1) - งานวิกฤติที่ต้องจัดการทันที เช่น ปัญหาฉุกเฉิน หรือ Deadline ที่ใกล้เข้ามา
• สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน (Q2) - งานเชิงกลยุทธ์ การวางแผนระยะยาว หรือการพัฒนาตนเอง
• ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน (Q3) - การประชุมบางอย่าง คำขอจากผู้อื่น หรืองานที่อาจมอบหมายให้ผู้อื่นทำได้
• ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน (Q4) - กิจกรรมที่สร้างการเสียเวลา เช่น การใช้โซเชียลมีเดียโดยไม่มีจุดประสงค์

ทั้งนี้ วิธีการใช้ Eisenhower Matrix ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด คือ พยายามใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับงานในช่อง Q2 เพราะเป็นงานที่สร้างคุณค่าระยะยาวและช่วยลดจำนวนงานวิกฤติ (Q1) ในอนาคต ส่วนสำหรับงานใน Q3 ควรพิจารณามอบหมายให้ผู้อื่นหากเป็นไปได้ และ Q4 ควรลดหรือตัดออกไปให้มากที่สุด

2. กฎ 80/20 (Pareto Principle) โฟกัสที่งานที่ให้ผลลัพธ์มากที่สุด

หลักการพาเรโตหรือกฎ 80/20 ระบุว่า 80% ของผลลัพธ์มาจากความพยายามเพียง 20% ซึ่งหากนำมาประยุกต์ใช้กับการจัดการเวลา ก็หมายความว่า งานเพียง 20% ของทั้งหมดจะสามารถสร้างผลลัพธ์ได้ถึง 80% ของความสำเร็จเลยทีเดียว หลักการนี้ช่วยให้เหล่าผู้ประกอบการสามารถตัดสินใจอย่างชาญฉลาด ว่าควรทุ่มเทเวลาและทรัพยากรไปที่ส่วนใดของธุรกิจหรือการทำงาน เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่คุ้มค่าที่สุด แทนที่จะกระจายทรัพยากรและเวลาอย่างเท่าเทียมกันในทุกส่วน โดยการประยุกต์ใช้หลักการพาเรโตสามารถทำได้ดังนี้

• วิเคราะห์งานทั้งหมด ว่างานใดสร้างผลลัพธ์สูงสุดต่อธุรกิจหรือเป้าหมาย
• จัดลำดับความสำคัญ โดยโฟกัสงานที่สร้างผลตอบแทนสูงสุดก่อน
• ลดงานที่ให้ผลตอบแทนต่ำและใช้เวลามาก

3. 1-3-5 Method จัดลำดับความสำคัญของงานแต่ละวัน

1-3-5 Method เป็นระบบ Time Management ที่เรียบง่ายแต่มีประสิทธิภาพสูง ข้อดีของวิธีนี้ คือ สร้างความสมดุลระหว่างงานที่มีความสำคัญและขนาดแตกต่างกัน ทำให้รู้สึกถึงความสำเร็จเมื่อทำงานเสร็จ และไม่ทำให้รู้สึกว่าแผนงานในแต่ละวันเป็นไปไม่ได้หรือทำไม่สำเร็จ สำหรับผู้บริหารองค์กรหรือเจ้าของธุรกิจ อาจปรับใช้วิธีนี้โดยวางแผนงานไว้ล่วงหน้าในช่วงต้นสัปดาห์ เพื่อให้มีความชัดเจนว่าในแต่ละวันจะต้องให้ความสำคัญกับงานใดบ้าง โดยมีหลักการว่าในวันหนึ่ง ๆ เราจะต้องทำงานให้สำเร็จดังนี้

• 1 งานใหญ่ – งานสำคัญที่ต้องใช้เวลาและความพยายามมาก
• 3 งานขนาดกลาง – งานที่สำคัญรองลงมาและใช้เวลาพอสมควร
• 5 งานเล็ก – งานที่ทำได้รวดเร็วแต่ยังมีความจำเป็น

4. Eat Your Frog จัดการงานที่ยากที่สุดก่อน

แนวคิด “Eat Your Frog” มาจากหนังสือของ Brian Tracy ซึ่งอ้างอิงคำพูดของ Mark Twain ที่ว่า “ถ้าสิ่งแรกที่คุณทำในตอนเช้าคือการกินกบตัวเป็น ๆ ช่วงเวลาที่เหลือในวันนั้นของคุณก็จะดีขึ้น เพราะสิ่งที่แย่ที่สุดได้ผ่านไปแล้ว” ดังนั้น หลักการนี้จึงแนะนำให้เราเริ่มต้นวันด้วยการจัดการกับงานที่ยากหรือน่ากลัวที่สุดก่อน เมื่อสมองยังเฟรชและมีพลังงานเต็มที่ ซึ่งในบริบทของเทคนิคบริหารเวลา “กบ” หมายถึงงานที่

• ยากที่สุด
• น่าเบื่อที่สุด
• สำคัญที่สุด
• มักถูกผัดวันประกันพรุ่งมาตลอด

วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานข้อนี้ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ประกอบการที่มักต้องเผชิญกับงานท้าทายหลายด้าน ไม่ว่าจะเป็นการเจรจาธุรกิจที่ยาก การตัดสินใจสำคัญ หรือการแก้ไขปัญหาที่ซับซ้อน

5. Deep Work เพิ่มประสิทธิภาพด้วยการทำงานอย่างมีสมาธิ

Cal Newport ผู้เขียนหนังสือ “Deep Work” ได้นำเสนอแนวคิดว่า การทำงานที่ต้องใช้สมาธิสูงและความคิดสร้างสรรค์ จำเป็นต้องอยู่ในสภาวะ Deep Work หรือการทำงานแบบมีสมาธิลึกซึ้ง โดยปราศจากการรบกวน โดยองค์ประกอบของ Deep Work ได้แก่

• การกำหนดช่วงเวลาอย่างชัดเจนสำหรับงานที่ต้องใช้สมาธิ (อย่างน้อย 1-2 ชั่วโมง)
• การขจัดสิ่งรบกวนทั้งหมด ปิดการแจ้งเตือน โทรศัพท์ และอีเมล
• การเลือกสถานที่เหมาะสม ให้คุณสามารถมีสมาธิได้เต็มที่
• การกำหนดเป้าหมายชัดเจน ว่าต้องการบรรลุอะไรในช่วงเวลานั้น

สำหรับผู้บริหารและผู้ประกอบการ SME การจัดตารางเวลาสำหรับ Deep Work ถือเป็นสิ่งท้าทาย แต่ก็เป็นเรื่องที่จำเป็นอย่างยิ่ง โดยเฉพาะสำหรับงานวางแผนกลยุทธ์ การคิดสร้างสรรค์นวัตกรรม หรือการแก้ปัญหาที่ซับซ้อน ซึ่งงานวิจัยของ Gerald Weinberg ชี้ว่า การทำงานหลายอย่างพร้อมกัน (Multitasking) สามารถลดประสิทธิภาพการทำงานได้ถึง 80% เลยทีเดียว ดังนั้น การแจ้งให้ทีมทราบว่าช่วงเวลาใดเป็นช่วง “ห้ามรบกวน” จะช่วยให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

6. Pomodoro Technique ใช้หลักการทำงานเป็นรอบเวลา

เทคนิค Pomodoro ได้รับการพัฒนาขึ้นโดย Francesco Cirillo ในช่วงปลายทศวรรษ 1980 โดยใช้นาฬิกาจับเวลารูปมะเขือเทศ (Pomodoro คือมะเขือเทศในภาษาอิตาเลียน) ประโยชน์ของเทคนิคนี้มีหลายประการ เช่น การสร้างความรู้สึกเร่งด่วน ทำให้มีสมาธิมากขึ้นในช่วงเวลาทำงาน รวมถึงช่วยลดความเหนื่อยล้าทางสมอง ด้วยการพักเป็นระยะ โดยหลักการ คือ การแบ่งเวลาทำงานออกเป็นช่วงสั้น ๆ ดังนี้

• ตั้งนาฬิกาจับเวลา 25 นาที และทำงานอย่างเต็มที่โดยไม่มีการรบกวน
• พักสั้น ๆ 5 นาที หลังจบหนึ่ง Pomodoro
• หลังจากทำครบ 4 รอบ ให้พักยาว 15-30 นาที

สำหรับผู้ประกอบการและองค์กรที่มีงานหลากหลาย เทคนิคบริหารเวลาข้อนี้จะช่วยให้จัดการงานที่ต้องใช้สมาธิสูงได้ดีขึ้น และยังสามารถปรับเวลาให้เหมาะกับแต่ละบุคคลหรือประเภทงานได้ เช่น อาจใช้เวลา 40 นาทีทำงาน และ 10 นาทีพัก สำหรับงานที่ต้องการความต่อเนื่องมากกว่า

การจัดการเวลาหรือ Time Management จึงเป็นปัจจัยสำคัญที่จะช่วยให้การทำงานของคุณมีโอกาสนำไปสู่ผลสำเร็จมากยิ่งขึ้น ซึ่งเทคนิคบริหารเวลาทั้ง 6 ข้อนี้สามารถนำไปใช้ได้ในทุกสถานการณ์ ไม่ว่าจะเป็นการทำงานส่วนตัวหรือการทำงานเป็นทีม การเลือกใช้เทคนิคที่เหมาะสมกับลักษณะงานและนิสัยการทำงานของแต่ละคนจะช่วยให้สามารถจัดการเวลาได้ดีขึ้น ลดความเครียด และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้อย่างมีนัยสำคัญ แต่หากคุณรู้สึกว่าการจัดการเวลาเป็นเรื่องยากหรือไม่สามารถทำได้ด้วยตนเอง บริษัทที่ปรึกษาธุรกิจสามารถช่วยวางแผนและออกแบบระบบการบริหารเวลาที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณได้